Polityka Prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Daniel Radziak, osoba fizyczna działająca pod oznaczeniem „Raste AI" (działalność niepodlegająca obecnie wpisowi do rejestru przedsiębiorców), adres do korespondencji: Kąclowa 523, 33-330 Kąclowa, Małopolska.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz kontaktować się pod adresem: kontakt@rasteai.pl.

2. Zakres przetwarzanych danych

W ramach naszej działalności przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

• Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy / kancelarii
• Dane kontaktowe: służbowy adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny
• Dane rozliczeniowe: NIP, REGON, dane do faktury
• Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, dane z plików cookies
• Dane z formularza kontaktowego (konfiguratora wdrożenia): wybrany pakiet oprogramowania (Fortress Solo / Team), wybrany wariant sprzętu, treść ewentualnych dodatkowych pytań
• Dane logowania do Panelu Klienta: adres e-mail oraz hasło — przechowywane wyłącznie na lokalnej infrastrukturze Raste AI; hasła zapisywane są w formie zahashowanej (jednokierunkowo zaszyfrowanej, bez możliwości odczytu)

Ważne: Dane wprowadzone do wdrożonego u Klienta systemu Raste AI (dokumenty, akta, korpus wiedzy zaindeksowany w bazie wektorowej) pozostają wyłącznie na infrastrukturze Klienta — architektura Air-Gapped uniemożliwia ich przekazywanie do Raste AI lub jakichkolwiek podmiotów trzecich.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących celach:

3.1. Obsługa zapytań przez formularz kontaktowy

Dane podane w formularzu kontaktowym (konfiguratorze wdrożenia) wykorzystujemy wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie, przygotowania indywidualnej oferty oraz nawiązania kontaktu handlowego.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności zmierzające do zawarcia umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora w odpowiadaniu na zapytania potencjalnych klientów).

3.2. Realizacja umowy wdrożeniowej i obsługa Panelu Klienta

Po nawiązaniu współpracy przetwarzamy dane Klienta w celu realizacji umowy wdrożenia, świadczenia wsparcia technicznego oraz udostępnienia indywidualnego konta w Panelu Klienta (logowanie adresem e-mail i hasłem).
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy).

3.3. Marketing bezpośredni

Przesyłanie informacji handlowych dotyczących usług Raste AI w ramach prowadzonej współpracy lub w odpowiedzi na wyrażoną zgodę.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą).

3.4. Obowiązki prawne, rachunkowe i podatkowe

Wystawianie faktur, prowadzenie ksiąg rachunkowych, archiwizacja dokumentacji księgowej.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze).

3.5. Zapewnienie bezpieczeństwa strony

Ochrona formularza kontaktowego przed botami i nadużyciami przy użyciu mechanizmu Google reCAPTCHA.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora w zapewnieniu bezpieczeństwa serwisu).

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do realizacji powyższych celów (np. odpowiedzi na zapytanie, zawarcia umowy, dostępu do Panelu Klienta). Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym profilowania, które wywoływałoby skutki prawne wobec osoby, której dane dotyczą.

4. Odbiorcy danych

Zgodnie z naszą zasadą minimalizacji udostępniania danych, ograniczamy listę odbiorców do bezwzględnego minimum. Twoje dane mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

• Dostawca hostingu — Hostinger International Ltd. (siedziba na Cyprze, w EOG) — infrastruktura serwerowa, na której znajduje się strona, formularz kontaktowy i Panel Klienta oraz obsługa skrzynki e-mail
• Google LLC (USA) — dostawca usługi reCAPTCHA zabezpieczającej formularz kontaktowy przed botami (do Google trafia adres IP oraz dane techniczne przeglądarki, nie trafiają do Google dane wpisane do formularza)
• Cal.com Inc. (USA) — rezerwacja terminów konsultacji i demo (tylko jeśli użytkownik skorzysta z kalendarza)
• Biuro księgowe — w zakresie obsługi rachunkowej i wystawiania faktur
• Organy państwowe na podstawie obowiązujących przepisów prawa

Co istotne — formularz kontaktowy: Dane wpisane do formularza kontaktowego (konfiguratora wdrożenia) trafiają bezpośrednio na naszą skrzynkę e-mail za pośrednictwem własnego serwera. Nie korzystamy z zewnętrznych usług typu „form-as-a-service" (np. Formspree, Typeform) — treść zapytania nie opuszcza naszej infrastruktury w drodze do nas.

4.1. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Część usług pomocniczych (Google reCAPTCHA, Cal.com) świadczona jest przez podmioty z siedzibą w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie danych odbywa się na podstawie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w art. 46 RODO — standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską oraz w ramach programu EU-U.S. Data Privacy Framework, zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

4.2. Dane Panelu Klienta i wdrożonego systemu

Dane logowania do Panelu Klienta (adres e-mail i hasło) przechowywane są wyłącznie na infrastrukturze serwerowej Raste AI. Nie są one przekazywane żadnym podmiotom trzecim, a hasła zapisywane są w formie zahashowanej (jednokierunkowo zaszyfrowanej, bez możliwości odczytu).

Dane przetwarzane przez wdrożony u Klienta system Raste AI (dokumenty, akta, korpus wiedzy zaindeksowany w bazie wektorowej) pozostają wyłącznie na infrastrukturze Klienta. Architektura Air-Gapped uniemożliwia ich przekazywanie do Raste AI ani do żadnych podmiotów trzecich.

5. Okres przechowywania danych

Twoje dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, w szczególności:

• Realizacja umowy: przez czas trwania umowy oraz okres przedawnienia roszczeń (do 6 lat)
• Cele rachunkowe i podatkowe: 5 lat od zakończenia roku obrachunkowego (zgodnie z ustawą o rachunkowości)
• Marketing bezpośredni: do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu
• Formularze kontaktowe: do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, o ile nie doszło do zawarcia umowy
• Konto w Panelu Klienta: przez czas trwania umowy; po jej zakończeniu konto jest usuwane w terminie do 30 dni (z wyłączeniem danych, które muszą być przechowywane na innej podstawie prawnej, np. księgowej)

6. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

Prawo dostępu

Możesz uzyskać informację o tym, czy przetwarzamy Twoje dane oraz otrzymać ich kopię.

Prawo do sprostowania

Możesz żądać poprawienia nieprawidłowych danych lub uzupełnienia danych niekompletnych.

Prawo do usunięcia

W określonych sytuacjach możesz żądać usunięcia Twoich danych („prawo do bycia zapomnianym").

Prawo do ograniczenia przetwarzania

Możesz żądać czasowego wstrzymania przetwarzania danych.

Prawo do przenoszenia danych

Możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym formacie i przenieść je do innego administratora.

Prawo do sprzeciwu

Możesz w dowolnym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu danych w celach marketingowych.

Prawo do skargi

Możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

7. Pliki cookies

Nasza strona wykorzystuje pliki cookies w następujących celach:

7.1. Cookies niezbędne

Zapewniają prawidłowe działanie strony (obsługa sesji, mechanizmy bezpieczeństwa, sesja Panelu Klienta). Nie wymagają zgody — ich wyłączenie może uniemożliwić korzystanie z części funkcjonalności.

7.2. Cookies analityczne

Pomagają nam zrozumieć, jak korzystasz ze strony. Wymagają Twojej zgody.

7.3. Cookies podmiotów trzecich

• Google reCAPTCHA — zabezpieczenie formularza kontaktowego przed botami (dostawca: Google LLC)
• Cal.com — osadzenie kalendarza rezerwacji terminów demo i konsultacji (dostawca: Cal.com Inc.)

7.4. Zarządzanie cookies

W każdej chwili możesz zmienić ustawienia plików cookies w swojej przeglądarce. Wyłączenie niektórych cookies może ograniczyć funkcjonalność strony, w szczególności formularza kontaktowego (reCAPTCHA) oraz kalendarza rezerwacji.

8. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, m.in.:

• Szyfrowanie połączeń (SSL/TLS) podczas transmisji danych
• Hashowanie haseł użytkowników Panelu Klienta (algorytm jednokierunkowy, brak możliwości odczytu hasła w formie jawnej)
• Lokalne przechowywanie danych logowania do Panelu Klienta wyłącznie na infrastrukturze Raste AI — bez transferu do podmiotów trzecich
• Architektura Air-Gapped wdrożonego systemu — dane robocze Klienta nigdy nie opuszczają jego infrastruktury
• Kontrola dostępu do systemów oraz ograniczenie uprawnień zgodnie z zasadą minimum niezbędnego
• Regularne kopie zapasowe danych administracyjnych
• Szkolenia personelu z zakresu ochrony danych osobowych

9. Zmiany polityki prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności. O istotnych zmianach poinformujemy Cię z odpowiednim wyprzedzeniem za pośrednictwem strony internetowej lub wiadomości e-mail.

10. Kontakt

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt:

• E-mail: kontakt@rasteai.pl
• Adres korespondencyjny: